Leo hoy en faq-mac.com que “Los correos electrónicos estresan al 34% de los trabajadores”, y que “interrumpimos nuestro trabajo” hasta tanto como “unas 40 veces diarias” para mirar el correo.

Pero pensándolo bien, la cantidad de estímulos e información que nos rodea son estresantes sólo hasta el punto que nosotros dejemos que nos invadan, o que sintamos la compulsión de tener que comprobarlos hasta la saciedad. Propongo 10 medidas simples para combatir este problema, que sólo requieren de un compromiso con uno mismo (coste: cero euros)…

Medida #1: usar el correo electrónico y remitir a la gente a usarlo más que el teléfono. Aunque el correo electrónico es fuente de estrés, más lo es la telefonía. Una llamada es un imperativo que rompe el flujo de trabajo y pensamiento. Un email es un mensaje que atiendes cuando tienes tiempo para hacerlo y no requiere una respuesta inmediata. Puedes contestarlo de aquí a dos horas o hasta a dos días si hace falta y no es urgente.

Medida #2: pon horas para comprobar el correo. Por ejemplo, hazlo tres veces o cuatro por la mañana, una al principio, otra al medio y al final. O dí, “sólo cada hora o dos horas”. Sólo rompe esta regla si estás esperando un mensaje urgente. Ah, y cierra el programa de correo tras comprobarlo. Dejarlo abierto sólo alimentará la compulsión y la tentación.

Medida #3: ten un sistema para marcar los “urgentes”. Si tienes la bandeja de entrada de correo llena, te parecerá que tienes mucho que atender. Si mueves los que ya no son importantes a otra carpeta y dejas sólo lo realmente importante en entrada, reducirás la tensión psicológica de ver tu buzón lleno.

Medida #4: “mensajear”, cuando realmente se puede… Por experiencia sé lo nefasto que es para la concentración el tener un programa de chat o de mensajería (tipo Messenger) abierto todo el rato. Te llegan mensajes de todo tipo, muchas veces simplemente te tiras media hora saludando a gente, y no diciendo nada sustancial, reconócelo. O tienes que dejar a alguien colgado diciéndole “tengo trabajo, te dejo”, pues tampoco es plan. Si abres estos programas sólo cuando verdaderamente tengas un rato para hablar con la gente, te harás un favor a ti mismo y a tu trabajo. Son tan peligrosos como tener llamadas de teléfono cada cinco minutos. Y luego andas estresado porque has perdido tanto tiempo, que tus plazos de entrega se acercan peligrosamente.

Medida #5: marcar los límites. Tienes que fijar horas de uso a la tecnología, y decirte a ti mismo que habrá días y momentos en que vas a “desconectar”. Es una tentación sabiendo que hay tanto que descargar, leer y “bloguear”, pero ¿sabes qué? Descubrirás que por estar una tarde entera sin ello no te sientes nada mal, y que el cibermundo sigue ahí, esperándote, no se ha ido…

Medida #6: usar la tecnología para ahorrar tiempo de verdad. Si consultas varias páginas al día, intenta que te llegue el contenido suscribiéndote por email, en vez de tener que abrir el navegador. Si entiendes un poco más, puedes usar suscriptores RSS que comprueban el contenido, te dan titulares y lees un resumen en vez de todos los artículos. Es como ojear el periódico, pero en digital.

Eso sí, evita la trampa de suscribirte a todo lo que pilles, porque entonces será “lo comido por lo servido”. Sé selectivo, y elige lo que realmente te interesa y te va a aportar algo. Lo demás irá para los ratos muertos.

Medida #7: no recopiles tanto, Google lo hace por ti. A veces nos obsesionamos con coleccionar e imprimir cada cosa que vemos en Internet interesante. No es necesario, para eso están los buscadores. Aprende a usarlos bien, y en vez de un síndrome de Diógenes digital, tendrás una herramienta para encontrar lo que buscas cuando lo necesites. Sí, es verdad que algunas páginas dentro de un año ya no estarán. Si consultas una información más de dos veces al año, te hará falta guardarla. Si hace dos que no la lees, ¿para que la guardaste?

Medida #8: lo mejor y sólo lo mejor. Decíamos que tenemos que ser selectivos. Oblígate a no perder el tiempo (salvo que tengas un rato muerto) leyendo cosas que sabes que no te aportan nada. Si descargas vídeos, procura elegir los que de verdad son mejores y te gustan más. Si lees páginas, quédate con las más completas. En los medios hay muchas cosas mediocres, y en Internet también. Simplemente no merecen tu tiempo, elimínalas. Si ya estabas enganchado, tendrás que superar un pequeño “mono”, pero valdrá la pena. Tendrás más tiempo para cosas más importantes.

Medida #9: volver a empezar es bueno de cuando en cuando. A veces he reinstalado el sistema y perdido muchos de los correos que tenía. ¿Sabes una cosa? Me sentí casi feliz. Dije: buena oportunidad para volver a empezar a organizarme, que ya era un caos lo que tenía. No te estoy diciendo que tires todos a la papelera. Pero haz lo del paso #2 y apártalos de tu vista, llévatelos a otro disco, carpeta, etc. y luego ya los irás recuperando. Verás que no los echas tanto de menos, e irás incorporando el material importante a medida que lo necesites.

Ten de vez en cuando la sensación de ver un buzón nuevo, un escritorio casi vacío, un disco duro con sitio, o una lista de cosas a hacer casi sin nada. Es reconfortador. ¿Nadie se acuerda cuando empezábamos el curso, la sensación de llevar los cuadernos nuevos, sin escribir? Pues eso. Luego, los vas llenando, de lo importante primero y luego de cositas menos importantes. Y cada cierto tiempo, vuelta a empezar.

Medida #10: aprende a estar a gusto con no llegar a todo. El estrés viene por muchas causas, una de ellas es no ser capaz uno mismo de aceptar que hay que dejar cosas sin hacer a veces. ¿Se va a acabar el mundo porque no descargues ese vídeo ya mismo, o porque no has visitado por undécima vez tu foro favorito..? Pues ya sabes. Aprende a vivir con cosas pendientes. Procura que no sean cosas como el dar de comer en un mes a tu perro, eso sí. Ves: hay cosas esenciales, y otras que no lo son, y estas últimas se pueden dejar para cuando se puedan.

¿Que de donde saca uno ideas de estas? Pues de reflexionar uno en su propia experiencia, y de un magnífico libro que recomiendo a todos leer: “Organízate con eficacia” de David Allen (en inglés “Get Things Done”).